Questions fréquemment posées

Le forum consacré à l'évaluation d'un cursus est créé à l'issue de la première réunion des coordonnateurs. Un login et un mot de passe sont alors adressés par mail à chaque coordonnateur présent lors de la réunion.
Les coordonnateurs n'ayant pas assisté à la réunion peuvent obtenir un login et un mot de passe en adressant un mail à Eva Jaroszewski (eva.jaroszewski@aeqes.be).

La boîte à outils est un ensemble de classeurs Excel qui reprend, de façon adaptée à chaque type d'enseignement, des tableaux harmonisés pour la collecte des données relatives aux indicateurs du chapitre 3 (les destinataires du programme d'études, items 3.1. à 3.7.). Certaines données sont pré-encodées notamment celles relatives au contexte général de l'enseignement supérieur en Communauté française.

Une boîte à outils est conçue pour chaque cursus, pour chaque établissement. Elle est adressée par mail au(x) coordonnateur(s) de l'établissement au plus tard trois mois avant le dépôt du rapport d'autoévaluation.

L'Agence peut être amenée à évaluer ensemble plusieurs cursus similaires (cf. art. 10 du décret du 22 février 2008). Ainsi, à titre d'illustration, en 2009-2010, l'Agence a procédé à l'évaluation du cluster Sociologie qui comprenait 2 bacheliers et 5 masters, à savoir : les bacheliers en Sociologie et anthropologie et Sciences humaines et sociales, les masters en Sociologie et anthropologie, Sociologie, Anthropologie, Sciences du travail et Sciences de la population et du développement.

Ces clusters peuvent éventuellement regrouper des cursus organisés par différents types d'enseignement (Universités + Hautes Ecoles + Enseignement de promotion sociale, comme c'est le cas en 2011-2012, dans l'évaluation de l'Informatique).

Concrètement, ce regroupement en cluster a pour conséquence :

1. La rédaction par l'établissement d'un seul rapport d'autoévaluation pour l'ensemble des cursus repris sous le cluster
2. La composition d'un comité des experts plus large, comprenant au moins un spécialiste des différents cursus évalués au sein du cluster
3. La réalisation, par le comité des experts, d'une visite plus longue
4. La rédaction d'un seul rapport préliminaire et, dès lors, la publication d'un seul rapport final de synthèse
5. La rédaction d'une seule analyse transversale.

Les regroupements prévus par l'Agence sont indiqués dans le plan décennal.

L'Agence encourage les établissements d'enseignement supérieur à se munir d'un outil de gestion de la qualité, qu'il s'agisse d'un outil « système » (cf. liste non-exhaustive d'outils) ou qu'il s'agisse d'un outil créé au sein de l'établissement.

Néanmoins, au sein des outils existants, l'Agence ne recommande aucun outil en particulier.

L'établissement qui recevra la visite du comité des experts dans le courant de l'année N (cf. plan décennal) recevra en février de N-2 un courrier annonçant officiellement le démarrage de cette évaluation.

Ce courrier sera adressé par voie recommandée au Recteur (pour les Universités), au Directeur-Président (pour les Hautes Ecoles), au Directeur (pour les Ecoles Supérieures des Arts et les Etablissements d'Enseignement de Promotion Sociale).

Ainsi, par exemple, les établissements qui recevront la visite d'un comité des experts en 2012-2013 ont reçu le courrier officiel de lancement de l'évaluation en février 2011.

Il appartient à l'établissement d'opter pour le mode d'organisation qui lui convient le mieux.
La Cellule exécutive intègrera le(s) nom(s) des personnes référentes dans ses listings de sorte que chacune des personnes concernées puisse recevoir l'ensemble des informations relatives aux évaluations en cours.

La prise en compte des points de vue des étudiants s'effectue à trois niveaux :

1) Selon les prescrits du décret du 22 février 2008 (art. 15), les établissements constituent une commission d'autoévaluation constituée d'au moins 20% d'étudiants. Ils ont donc là un rôle important à jouer dans l'auto-analyse de leur établissement.

2) Lors de la visite du comité des experts, ceux-ci s'entretiennent avec toutes les parties prenantes de l'établissement évalué (enseignants, personnel administratif et ouvrier, direction, représentants de la profession, étudiants et anciens étudiants). Les experts sont particulièrement attentifs à l'ensemble des points que soulèvent ces publics.

3) Toujours selon les prescrits du décret précité (art. 5), le comité de gestion de l'AEQES comprend parmi ses membres effectifs 3 représentants étudiants. Ceux-ci ont dès lors une responsabilité au sein de la gestion-même des procédures de l'Agence.

Le rapport d'évaluation interne doit être envoyé à l'AEQES, généralement en dix exemplaires "papier". Il peut arriver que l'AEQES modifie le nombre d'exemplaires "papier" à déposer, en fonction du nombre d'experts composant le comité d'évaluation externe.
Les annexes du rapport doivent être gravées sur CD-Rom ou clé USB (fourni(e) en autant d'exemplaires que le rapport).

Le rapport d'autoévaluation figure au format PDF dans les annexes.

Les rapports peuvent être :

• soit envoyés par la poste ou tout autre service de livraison,
• soit déposés en personne à :
  L'Agence pour l'Evaluation de la Qualité de l'Enseignement Supérieur
  Cellule exécutive
  Rue Adolphe Lavallée, 1
  5e étage, bureau 5F511
  B-1080 Bruxelles

Dans tous les cas, les établissements reçoivent un accusé de réception qui leur est envoyé par la poste (dans le premier cas) ou délivré au moment du dépôt (dans le deuxième cas).

Cet entretien préalable intervient environ un mois avant les premières visites d'un cursus.

Il a pour objectif :

1. d'établir un premier contact entre le président des experts et le(s) responsable(s) de l'autoévaluation,
2. de baliser les grands axes du travail d'évaluation externe,
3. de préparer la visite du comité des experts d'un point de vue logistique (notamment en précisant le planning de la visite et les documents à mettre à disposition du comité)
4. de répondre aux questions des établissements.

Chaque établissement bénéficie d'un rendez-vous individuel, d'une durée d'une heure et demie environ.

Assistent à cette réunion : le coordonnateur de l'évaluation interne, éventuellement le coordinateur qualité institutionnel, le président du comité des experts et un membre de la Cellule exécutive de l'Agence.
Cet entretien préalable est également ouvert à toute autre personne de l'établissement impliquée dans l'évaluation (membre de la direction ou membre de la commission d'évaluation interne par exemple).

Pour chaque cursus évalué, la Cellule exécutive de l'Agence propose aux coordonnateurs au moins deux réunions collectives d'information.

La première réunion a lieu environ un an avant la visite du comité des experts. Elle a pour objectif de définir la démarche d'évaluation, d'expliquer quelles sont les principales étapes de l'évaluation interne et externe, de détailler le calendrier prévisionnel de ces étapes, de parcourir la liste des indicateurs. A la suite de cette réunion, un forum à destination des coordonnateurs est créé sur le site internet de l'Agence.

La seconde réunion intervient vers le milieu de la phase d'évaluation interne. Elle permet de faire le point sur la composition du comité des experts et d'aborder dans le détail le contenu des boîtes à outils statistiques.

A la demande des établissements, la Cellule exécutive peut organiser une troisième réunion de coordonnateurs.