Références légales

Ce document a été adopté le 7 novembre 2008 par le Comité de gestion de l'Agence et communiqué au Gouvernement qui en a pris acte le 28 novembre 2008. 

Il a, par la suite, été amendé par le Comité de gestion de l'Agence en date du 7 décembre 2010 et du 1er décembre 2015 et transmis au Gouvernement.

 

Article 1er. Au sens du présent Règlement d'ordre intérieur, il faut entendre par :

• le Décret : Le Décret portant diverses mesures relatives à l'organisation et au fonctionnement de l'Agence pour l'évaluation de la qualité de l'enseignement supérieur organisé ou subventionné par la Communauté française du 22 février 2008 (MB du 23 avril 2008)
• l'Agence : l'Agence telle qu'elle est prévue à l'article 2 du Décret
• Le Comité de gestion tel que prévu à l'article 5 du Décret.
• Le Bureau tel que prévu à l'article 6 du Décret
• La Cellule exécutive telle que prévue à l'article 7 du Décret.

 

Article 2. Le Comité de gestion, dont la composition est arrêtée par le Gouvernement de la Communauté française, est présidée par un représentant du corps académique ou enseignant tel que visé à l'article 5, alinéa 2, 2° à 6°. En son absence le Vice-président dirige les débats.

 

 

Article 3. Les réunions du Comité de gestion se tiennent à l'initiative du Président.

Le Président convoque également une réunion du Comité de gestion :

• à la demande écrite d'au moins six membres effectifs qui la composent ;
• à la demande des ministres ayant l'Enseignement supérieur et/ou l'Enseignement de promotion sociale dans leurs attributions.

 

Article 4. Les convocations et documents de séance sont envoyés par courriel, par la Cellule exécutive, aux membres effectifs ainsi qu'aux membres suppléants, au moins cinq jours calendrier avant la date de la séance. Les convocations mentionnent l'ordre du jour, le lieu, la date et l'heure de la séance.

Un calendrier des réunions est fixé en début d'exercice annuel. Ce calendrier peut être adapté en fonction des besoins. En cas d'urgence exceptionnelle, laissée à l'appréciation du Président, la convocation peut être expédiée par voie électronique dans le délai de deux jours ouvrables au moins.

Sauf avis unanime contraire, tous les points nécessitant une décision seront documentés lors de l'envoi de l'ordre du jour.

 

 

Article 5. Les points inscrits à l'ordre du jour sont fixés par le Président qui agit soit :

1. d'initiative ;
2. en exécution de décisions antérieures du Comité de gestion ;
3. à la demande écrite des ministres ayant l'Enseignement supérieur et/ou l'Enseignement de promotion sociale dans leurs attributions ;
4. à la demande écrite d'un membre effectif adressée au Président avant douze jours calendrier. Passé ce délai, la question évoquée sera inscrite dans les points « divers ».

 

Article 6. Les séances sont ouvertes, suspendues et clôturées par le Président. Celui-ci dirige les débats.

La Cellule exécutive établit la liste des présent(e)s et absent(e)s et communique la liste des excusés. Le quorum permettant de délibérer valablement, tel que prévu à l'Article 5 du décret, est établi en début de séance. Si le quorum n'est pas atteint, la réunion se poursuit et tous les points à l'ordre du jour sont abordés. Les discussions et propositions de décision sont consignées dans le projet de procès-verbal. Celui-ci est soumis à la validation du Comité de gestion lors de la séance plénière ultérieure. Si, lors de cette séance, le quorum n'est à nouveau pas atteint, le procès-verbal est validé et les décisions sont, elles aussi, approuvées en l'absence de quorum.

En guise d'exception à ce principe, si un sujet nécessite une prise de décision urgente, un vote électronique est organisé à l'issue de la séance n'ayant pas réuni le quorum. Ce vote est annoncé par le Président par l'envoi d'un courriel adressé aux membres effectifs du Comité de gestion. Ce courriel précise la nature de la proposition de décision soumise au vote ainsi que le délai octroyé aux membres effectifs pour se prononcer (au minimum cinq jours ouvrables). En l'absence de réponse du membre effectif, celui-ci est considéré comme appuyant la proposition de décision.

 

 

Article 7. Le membre effectif empêché d'assister à une réunion invite lui-même son suppléant à le remplacer. Toutefois, rien n'empêche le membre suppléant d'assister à chaque réunion du Comité de gestion.

La Directrice générale de l'enseignement non obligatoire peut mandater un membre de son personnel pour la remplacer en cas d'empêchement.

Les membres qui désirent être excusés le font savoir à la Cellule exécutive par courrier ou par voie électronique au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la réunion.

Le Président, sur sa propre initiative ou à la demande d'un membre de l'Agence, peut inviter des experts ou toute personne qu'il juge utile d'entendre.

 

 

Article 8. Le Comité de gestion s'efforce d'atteindre un consensus.

À défaut, la décision est soumise au vote à main levée. La décision est prise à la majorité simple des voix, la voix du Président étant prépondérante en cas de parité dans le résultat du vote. Les abstentions ne sont pas comptabilisées. À la demande d'un membre de l'Agence, une suspension de séance peut être demandée avant un vote.

Le vote est effectué à bulletin secret lorsqu'il concerne des personnes.

En cas de présence du membre effectif et de son suppléant, seul le membre effectif a droit de vote.

À la demande d'un membre ou groupe de membres, une note de minorité peut être déposée pour être jointe au PV de la réunion.

 

Article 9. La Cellule exécutive établit le procès-verbal de chaque réunion. Le procès-verbal doit être le compte rendu détaillé des débats. Celui-ci mentionne notamment :

• le lieu et la date de la réunion ;
• le nom des membres présents, excusés ou absents ;
• les points portés à l'ordre du jour ;
• la constatation par le Président que les conditions pour délibérer valablement sont réunies ;
• les conclusions arrêtées ;
• la teneur de toute intervention dont l'auteur a demandé, en la faisant, qu'elle soit actée.
• s'il échet, le contenu d'une note de minorité.

Le procès-verbal est soumis à l'approbation du Comité de gestion lors de la réunion suivante. Ainsi approuvé, il est adressé par courriel aux membres effectifs et suppléants du Comité de gestion.

 

Article 10. Les membres du Comité de gestion sont tenus de respecter le secret des documents et informations à caractère confidentiel ou personnel qui leur sont communiqués, ainsi que le secret des délibérations.

 

Article 11. Le paiement des interventions dans les frais de parcours est effectué sur production d'une déclaration de créance à transmettre à la Cellule exécutive de l'Agence.

 

Article 12. Toute modification du règlement d'ordre intérieur doit être adoptée par le Comité de gestion après inscription de ce point à l'ordre du jour conformément aux modalités fixées à l'article 5.

La modification du règlement d'ordre intérieur est adoptée après un vote à majorité spéciale des deux tiers.